Dicas: Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo

 

Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo

Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. A arte de gerenciar o tempo é uma habilidade essencial para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que requerem uma prolongada concentração mental, como a geração de ideias criativas e inovadoras. Conheça uma ferramenta simples e prática para gerenciar melhor seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo.

O que é a administração do tempo?

A administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Esta arte é especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.

Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar do tempo, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos envolvidos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.

Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado software para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se você gosta destes tipos de aplicativos, mas, na verdade, isto não é o essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em mente que tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. Você pode repor o leite derramado; quanto ao tempo perdido, só lhe resta chorar.

O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar

Mas como adotar esta atitude sem se tornar um afobadinho estressado? A resposta está na priorização de suas tarefas e no tempo aplicado a elas. Você não precisa trabalhar mais rápido para fazer melhor uso de seu tempo. Você necessita de trabalhar com mais inteligência e aplicar mais tempo nas coisas certas.

Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e o que não é importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre o urgente e o importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritárias, são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter outras conseqüências significativas no longo prazo. São tarefas com impactos relevantes sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratégias.

À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos, melhoria de nossas competências, mais tempo com a família, ampliação da rede de relacionamentos, freqüentemente não são urgentes. Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.

A Matriz de Gerenciamento do Tempo

O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o uso de nosso tempo com inteligência e eficácia. Pegue uma folha de papel e desenhe um grande quadrado. Divida o quadrado em quatro partes iguais, formando quatro quadrantes. Complete sua matriz, indicando na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme mostrado na figura.

Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro quadrantes, conforme a importância e a urgência.

Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde nós gerenciamos, executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem sido resolvidas a tempo. Pode estar sobrecarregado por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos. Em resumo:

  Tarefas importantes e urgentes.

 Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, os acidentes ou imprevistos com consequências sérias.  Precisam ser feitas rapidamente.

Estratégia: resolva agora.

Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos, antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress). Em resumo:

 Tarefas importantes, mas não urgentes.

Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.

  Necessitam ser feitas;RESERVE um tempo para elas antes que se tornem urgentes.

  Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.

Quadrante 3: Quadrante da Ilusão, a agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você. Em resumo:

 Tarefas urgentes, mas não importantes.

Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, alguns telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc.

 São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?

  Estratégia: em alguns caso diga não com diplomacia, em outros delegue.

Quadrante 4: Quadrante do Desperdício, perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:

  Tarefas sem importância e não urgentes.

  Telefonemas e e-mails irrelevantes.

  Relatórios e reuniões inúteis.

  Excesso de tempo dedicado à internet e à televisão.

  Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

A classificação de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de nosso tempo em atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades importantes.

Três observações sobre o uso da Matriz de Gerenciamento do Tempo (Matriz de Eisenhower)

1.    Muitos profissionais gastam seu tempo trabalhando nas atividades do Quadrante 1 (importantes e urgentes) debelando crises e apagando incêndios. Apesar do stress, muitas pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se veem e são vistas como heróis e salvadores. No entanto, as crises são resultantes de falta de planejamento, deficiências na organização e ausência de uma visão de longo prazo.

2.  QuantoMAIS VOCÊ se dedicar às atividades do Quadrante 2 (importantes e não urgentes) menos tempo você terá de dedicar ao Quadrante 1. Isto significa menos stress, mais qualidade, mais produtividade e menos desperdícios.

3.  Você obterá o tempo necessário para o Quadrante 2 pela redução de tempo dedicado ao Quadrante 3 (urgentes, mas sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem urgência) pela delegação de tarefas, recusando diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes ou inúteis.

Dicas: Aprenda a Usar seu Tempo com Inteligência

trabalhe com mais inteligência e menos esforço

Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos.

 Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento entre as suas responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas.

Você é o mestre ou o escravo de seu tempo?

Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como você o aplica hoje. 

Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo eRESERVE estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc.

Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções; ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição.

Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário.  Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.

Evite a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain: “Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma de cada vez.

Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo.

Reduza a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as.

Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras organizações.

O que è Felicidade...

Feliz é a pessoa que avança diariamente para o sucesso. Sua luz deve brilhar de dentro para fora. Procure, então, manifestar a todos a luz interior que vibra em você, através de seus atos e de suas palavras de compreensão e de otimismo...

Um ótimo dia de muitas felicidades e sucesso para todos.   

O que é Felicidade:

Felicidade é o estado de quem é feliz, uma sensação de bem estar e contentamento, que pode ocorrer por diversos motivos.

A felicidade é um momento durável de satisfação, onde o indivíduo se sente plenamente feliz e realizado, um momento onde não há nenhum tipo de sofrimento.

A felicidade é formada por diversas emoções e sentimentos, que pode ser por um motivo específico, como um sonho realizado, um desejo atendido, ou até mesmo pessoas que são conhecidas por estarem sempre felizes e de bom humor , em que não é necessário nenhum motivo específico para elas estarem em um estado de felicidade.

A felicidade é abordada por diversos filósofos, pela psicologia e pelas religiões. Os filósofos associavam a felicidade com o prazer, uma vez que é difícil definir a felicidade como um todo, de onde ela surge, os sentimentos e emoções envolvidos. Os filósofos estudavam qual o comportamento e estilos de vida poderiam levar os indivíduos à felicidade plena.

Felicidade na Psicologia

A Universidade de Oxford criou um questionário para medir, através de vários métodos e instrumentos, o nível de felicidade das pessoas. Eles acreditam que para medir a felicidade, é necessário avaliar fatores físicos e psicológicos, renda, idade, preferências religiosas, políticas, estado civil etc.

O psiquiatra Sigmund Freud defendia que todo indivíduo é movido pela busca da felicidade, mas essa busca seria uma coisa utópica, uma vez que para ela existir, não poderia depender do mundo real, onde a pessoa pode ter experiências como o fracasso, portanto, o máximo que o ser humano poderia conseguir, seria uma felicidade parcial.

Felicidade na Filosofia

Diversos filósofos estudaram e analisaram a felicidade. Para o grego Aristóteles, a felicidade diz respeito ao equilíbrio e harmonia praticando o bem; para o também grego, Épico, a felicidade ocorre através da satisfação dos desejos; Pirro de Élis também acreditava que a felicidade acontecia através da tranquilidade. Para o filósofo indiano amar a vida e não violência era um importante aliado para atingir a felicidade plena.

Os filósofos chineses também pesquisaram sobre a felicidade. Para Lao Tsé, a felicidade poderia ser atingida tendo como modelo a natureza. Já Confúcio acreditava na felicidade devido à harmonia entre as pessoas.

Felicidade no Budismo

A doutrina religiosa budista também analisou a felicidade, que tornou-se um dos seus temas centrais. O budismo acredita que a felicidade ocorre através da liberação do sofrimento e pela superação do desejo, através do treinamento mental.

PERSISTÊNCIA, O GRANDE SEGREDO DE UM VENCEDOR.

PERSISTÊNCIA, O GRANDE SEGREDO DE UM VENCEDOR.

Mesmo diante das circunstâncias adversas, como quem vislumbra o futuro e vê diante de si não DIFICULDADES, mas POSSIBILIDADES de grandes VITÓRIAS.

SONHAR.

ACREDITAR NO SONHO. Ser DETERMINADO em meio aos PERCALÇOS rumo ao SONHO. 

OUSAR até o fim, mesmo que as CIRCUNSTÂNCIAS apontem a DERROTA. Esses são os adjetivos que caracterizam um verdadeiro VENCEDOR.

A realidade é que entre o SONHO e a CONQUISTA existe um grande DESERTO. O que distingue o VENCEDOR do DERROTADO é a forma como estes se COMPORTAM durante a TRAVESSIA. E quando eu me refiro a VENCEDOR e DERROTADO, não quero dizer com isso que aquele cujo espírito é de VENCEDOR, será sempre vencedor.

Para um verdadeiro vencedor alegria está na luta, na tentativa, no sofrimento envolvido e não na vitória propriamente dita?

O importante é como você lida com as adversidades que a vida coloca em seu caminho.

Nesse caso, aquele, cujo espírito é de DERROTADO, já decreta a derrota mesmo antes de tentar, ou às vezes, inicia a travessia do deserto, porém desmotivado pela falta de fé em Deus e em si mesmo.

Você é um Vencedor, acredite o melhor ainda estar por vim!!!

O melhor ainda está por vim.

O melhor ainda está por vim.

Nossa vida nosso sonhos não tem preço....

Então viva sonhe e realize os mais, a cima de tudo seja feliz...

Você é o maior representante dos seus sonhos...

Problema todos nos tem e não são poucos, mais não podemos deixar que eles roubem nossa paz, nossos sonhos e nossa Fé.

"Ora, a fé é a certeza de coisas que se esperam a convicção de fatos que se não vêem." Hebreus 11:1

Temos que ter a certeza absoluta que tudo vai dar certo. Não desistir e fazer o possível para dar certo, mesmo diante das dificuldades tem que acreditar que tudo vai da certo por que o impossível Deus Faz por nos.

E sempre acreditar que o melhor ainda está por vim.